Política de Privacidad de Datos

BIBLIOTECA DIGITAL EDUCATIVA


 POLÍTICA ADMINISTRATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

TABLA DE CONTENIDO

1  Definiciones

2  Objeto

3  Ámbito de aplicación

4  Destinatarios

5  Principios

6  Derechos de los Titulares de Datos.

7  Deberes de los Responsables y/o de los Encargados

7.1  Deberes de los Responsables

7.2  Deberes de los Encargados

7.3  Deberes Comunes entre los Responsables y lo Encargados de los Datos de Carácter Personal

8  Procedimiento de Habeas Data para el Ejercicio de los Derechos de Información, Acceso, Actualización, Rectificación, Cancelación y Oposición.

9  Tratamiento de los Datos Personales.

10  Prohibiciones.

11  Transferencia Internacional de Datos.

12  Roles y Responsabilidades en el Cumplimiento de la Protección de Datos Personales

13  Registro Central de Bases de Datos Personales.

14  Temporalidad del Dato Personal

15  Procedimientos y Sanciones.

16  Entrega de Datos Personales a Autoridades.

17  Vigencia

MARCO GENERAL

La ASOCIACIÓN RED TECNOLOGICA PARA EL DESARROLLO DE LA CIENCIA, LA EDUCACION Y LA CULTURA, con sigla EDUTEC, con Inscripción No. s0044260  de la Cámara de Comercio de Bogotá  y NIT  900611490 – 2, En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que establece el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales; la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 por la cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, adopta las siguientes políticas:

1 DEFINICIONES

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Allí mismo se estipulará que El Titular del dato tendrá los derechos estipulados en la Ley 1581 de 2013 y sus decretos reglamentarios.
  • Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
  • Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
  • Custodio de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de EDUTEC.
  • Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
  • Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  • Datos personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
  • Encargado del tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
  • Procedimiento de análisis y creación de información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
  • Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
  • Propietario de la base de datos: En procesos, programas y/o proyectos de EDUTEC, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su custodia.
  • Responsable del tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
  • Titular del dato personal. Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
  • Tratamiento de datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
  • Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
  • Violación de datos personales. La Ley 1273 de 2009, incorporó un delito adicional al Código penal colombiano, incorporando el articulo 269 F que establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
  1. Objeto

La presente política tiene como objeto regular el almacenamiento, la recolección y el tratamiento de los datos de carácter personal que EDUTEC obtenga como administradora de la Biblioteca Digital Educativa BIBLIOCOL.

Dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 que desarrolló el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia el cual establece que:

“Todas la personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,  y el estado debe respetárselos y hacerlos respetar. De igual modo tiene derecho conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en el caso y con las formalidades que establezca la ley…”

3 Ámbito de aplicación

Las disposiciones contenidas en estas políticas de protección de datos de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal creada, recolectada, almacenada que se encuentre en custodia de EDUTEC, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

4 Destinatarios 

Los destinatarios de las presentes políticas y por consiguientes serán los sujetos pasivos de la norma serán:

  1. a) Representante Legal EDUTEC
  2. b) Personal de EDUTEC cualquiera sea su cargo que custodie bases de datos de carácter personal.
  3. c) Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a EDUTEC bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectué cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
  4. d) Personas públicas y privadas en condición de titulares de los datos personales.
  5. e) Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.
  6. f) Las demás personas que establezca la ley.

5 Principios

EDUTEC deberá garantizar el cumplimiento y la observancia de los principios aquí descritos en el tratamiento de los datos personales que sean objeto de custodia por parte de la Entidad.

Son principios aplicables a estos lineamientos, los consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes:

  • Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos de carácter personal es una actividad reglada por la ley 1581 de 2012 por lo tanto es de carácter vinculante las disposiciones que en la ley y demás disposiciones se desarrollen.
  • Principio de Finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser previamente informada de forma concreta y precisa al Titular.
  • Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de Veracidad o Calidad: EDUTEC procurará que la información recolectada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y la Constitución, los datos de carácter personal sólo podrán ser usados para los fines que le han sido informados al titular, en ese sentido no podrán ser cedidos, comunicados o transferidos a terceros.

Los datos que obtenga EDUTEC de carácter personal, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

  • Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  • Principio de Confidencialidad: EDUTEC y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  • Principio de Temporalidad: EDUTEC solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
  • Principio de Pertinencia: Los datos personales que obtenga EDUTEC deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos.

Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

  • Protección Especial de Datos Sensibles: EDUTEC sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para su actividad empresarial. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.
  1. Derechos de los Titulares de Datos.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en EDUTEC, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

  • Derecho de Acceso: el titular tendrá pleno derecho a obtener información respecto de sus datos personales que reposen en EDUTEC, sean parciales o completos, su finalidad la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
  • Derecho de Actualización, Rectificación y Cancelación: cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, los datos podrán ser actualizados cuando hayan tenido alguna variación, rectificados cuando sean inexactos, incompletos e inexistentes, o cancelados cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley; de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.
  • Derecho a Otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos: En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en EDUTEC, en ese sentido podrá solicitar prueba de la autorización ante el Responsable.
  • Derecho de Revocación: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a EDUTEC para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
  • Derecho de Oposición. Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Oficina Jurídica de EDUTEC, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.
  • Derecho a Presentar Quejas y Reclamos o a Ejercer Acciones: El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos.

De manera excepcional y de acuerdo con el decreto 1377 de 2013 que reglamenta la ley 1581 de 2012, el literal c del presente numeral no será aplicable cuando se trate de:

– Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

– Datos de naturaleza pública;

– Casos de urgencia médica o sanitaria;

– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

– Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

7 Deberes de los Responsables y/o de los Encargados

7.1 Deberes de los Responsables:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; EDUTEC da cumplimiento al presente literal con la adopción de la presente Política.
  12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2 Deberes de los Encargados

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  4. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
  6. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; EDUTEC da cumplimiento al presente literal con la adopción de las presentes políticas.
  7. g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo de Habeas Data en trámite» en la forma en que se regula en la ley;
  8. h) Insertar en la base de datos la leyenda «información de Habeas Data en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  9. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  10. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  11. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  12. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

7.3 Deberes Comunes entre los Responsables y lo Encargados de los Datos de Carácter Personal.

En el caso de EDUTEC ambas calidades confluyen en una sola persona.

  1. a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata EDUTEC.
  2. b) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
  3. c) Auditar de forma periódica el cumplimiento de estas políticas por parte de los destinatarios de la misma.
  4. d) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
  5. e) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan.
  6. f) datos de carácter personal.

8 Procedimiento de Habeas Data para el Ejercicio de los Derechos de Información, Acceso, Actualización, Rectificación, Cancelación y Oposición.

En cumplimiento con el derecho constitucional habeas data que desarrolla el artículo 15 de la constitución; EDUTEC establece el procedimiento respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales.

– El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital.

En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

– El titular de los datos y/o interesado deberá enviar su solicitud ya sea de forma digital al buzón institucional administrador@bibliocol.com, entregarla de forma física en la sede de la asociación ubicada en la Avenida Jiménez No. 9-46 Oficina 306 Edificio Federación, Bogotá, Colombia, o manifestar de manera verbal a los teléfonos 8077144  4409725

– La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
  2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que EDUTEC proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
  3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
  4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar

Si faltare algunos de los requisitos aquí expresados EDUTEC así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada.

Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.

Dentro de la base de datos PQRSF la Fundación deberá disponer de una leyenda que se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”.

Si se tratare de una consulta por parte del Titular del dato que reposa en la base de datos de EDUTEC, la Entidad tendrá un término de diez (10) días hábiles contado a partir de la fecha de recibo de la misma para dar respuesta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si se tratare de un reclamo por parte del Titular del dato que reposa en la base de datos de EDUTEC, la entidad tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo para atender el reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando EDUTEC no ostente la calidad de Responsable ni de Encargado de los datos de carácter personal y sea requerida, la entidad tendrá cinco (5) días hábiles para dar remitir la consulta o reclamo a la entidad competente, EDUTEC enviará comunicación al Titular de los datos en donde se le indique la remisión de la consulta y/o reclamo.

9 Tratamiento de los Datos Personales. 

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de EDUTEC, como administradora de la Biblioteca Digital Educativa BIBLIOCOL, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente EDUTEC informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, los programas de EDUTEC que desarrollen los procesos en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

10 Prohibiciones.

– EDUTEC prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de EDUTEC acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

En los contratos en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a EDUTEC como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

– EDUTEC prohíbe a los destinatarios de estas políticas cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de EDUTEC, según el caso.

– EDUTEC prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

– EDUTEC prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de EDUTEC. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de EDUTEC y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

– EDUTEC prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por EDUTEC para estos fines.

Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, EDUTEC procederá a eliminarlos de manera segura.

11 Transferencia Internacional de Datos. 

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por EDUTEC cuando:

– El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.

– La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y EDUTEC como responsable y/o encargado del tratamiento.

– Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

– Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

– Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, EDUTEC suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

Antes de la transferencia de datos EDUTEC consultará ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

12 Roles y Responsabilidades en el Cumplimiento de la Protección de Datos Personales. 

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de EDUTEC, está en cabeza de todos los empleados.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje espacios y/o programas que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos  para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal contenida por EDUTEC.

En caso de duda respecto del tratamiento de los datos personales, se acudirá a la Oficina Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

13 Registro Central de Bases de Datos Personales.

EDUTEC, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de EDUTEC.

El registro central de bases de datos personales permitirá:

  1. a) Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de EDUTEC. A cada base se le asignará un número de registro.
  2. b) La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área, programa o espacio de EDUTEC que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (vii) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (viii) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento (ix) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
  3. c) De manera mensual se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en la base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
  4. d) La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por EDUTEC, serán documentados en este registro central.
  5. e) El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
  6. f) La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por EDUTEC para hacer efectiva la cancelación.

14 Temporalidad del Dato Personal

En el tratamiento de datos personales que efectúa EDUTEC y la permanencia de los datos estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, EDUTEC procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

15 Procedimientos y Sanciones.

EDUTEC comunica a los destinatarios de estas políticas el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Oficina Jurídica de EDUTEC con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume EDUTEC bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

16 Entrega de Datos Personales a Autoridades.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a EDUTEC el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

17 Vigencia

La presente Política tendrá vigencia a partir del diez (10) de marzo de 2019momento en el cual se habrá verificado su publicación a través de los medios internos de EDUTEC y en la página web: www.bibliocol.com

Las Responsables y Encargados deberán indicar en todo caso el link que vincula las Políticas a los Titulares de los datos personales con el objetivo de garantizar el acceso a la información.